Rehber
Bir fatura gönderin
Kesilmiş bir faturayı PDF eklenmiş olarak e-postayla gönderin ya da kendiniz gönderin, ardından ödenene kadar izleyin.
Başlamadan önce
- Kesilmiş bir fatura. Taslaktan değil, kesilmiş faturadan gönderirsiniz.
- “Create invoices” izni. Admin ve Manager rolleri bu izne varsayılan olarak sahiptir; bir yönetici, Settings altındaki Permissions ekranından izni tek bir kişiye verebilir ya da geri alabilir.
- WorkWiser’dan e-postayla göndermek için bağlı bir e-posta hesabı. Hesap yok mu? Aşağıdaki hesapsız yola bakın.
Durum rozeti her faturayı kesildiğinden ödenene kadar izler.
WorkWiser’dan e-postayla gönderin
Faturayı açın ve Send Invoice düğmesine tıklayın
Kesilmiş faturayı açın ve eylem çubuğundaki Send Invoice düğmesine tıklayın.
Kimden geleceğini kontrol edin
From satırı, göndermeden önce müşterinin göreceği e-posta adresini açıkça yazar. Okuyun. Kuruluşunuz birden fazla işletme adına gönderiyorsa, bir saniyenizi ayırmaya değer tek alan budur.
WorkWiser bu alanı yalnızca birisi ne olması gerektiğini söylediyse doldurur: önce müşterinin kendi gönderim hesabı, sonra kuruluş varsayılanınız. İkisi de ayarlı değilse ve birden fazla bağlı hesabınız varsa From boş bırakılır ve siz seçene kadar Send düğmesi devre dışı kalır. Sizin yerinize bir kimlik seçmez.
Seçilmiş olan hesabın bağlantısı kopmuşsa, WorkWiser bunu söyler ve sessizce başka bir hesaptan göndermek yerine yine size seçtirir.
Alıcıları ekleyin
WorkWiser müşterinin faturalama e-postasını ve kişilerini öneri olarak önceden doldurur. Eklemek için bir öneriye tıklayın ya da bir e-posta yazıp Enter’a basın. Birkaç tane ekleyebilirsiniz.
CC alanı da aynı önerileri alır; Kime alanında zaten bulunanlar hariç. Her öneri kişinin müşterideki görevini gösterir, böylece aynı şirketteki iki kişiyi birbirinden ayırmak kolaylaşır.
Konuyu ve mesajı kontrol edin
Konu ve mesaj, faturanın dilinde önceden doldurulmuş olarak gelir ve numarayı ve tutarı belirtir. İstediğiniz gibi düzenleyin. PDF sizin için eklenir, bu yüzden onu eklemeniz gerekmez.
Gönderin
Send düğmesine tıklayın. E-posta PDF eklenmiş olarak çıkar, fatura gönderildi olarak damgalanır ve yazışma faturanın Conversations sekmesinde kaydedilir.
Bir müşterinin hangi hesaptan faturalandığını belirleyin
Birden fazla işletme adına fatura kesiyorsanız, gönderim hesabını müşteri bazında belirleyin: müşteriyi açın, düzenleyin ve Send invoices from altından birini seçin. O müşterinin her faturası artık o kimlikle çıkar.
Yöneticiler ayrıca Settings, Integrations, Email altında kuruluş genelinde bir varsayılan belirleyebilir; kendi hesabı olmayan müşteriler için kullanılır. Ask every time seçili kalırsa WorkWiser tahmin etmek yerine her göndermede size sorar.
Kendi varsayılan e-posta mesajınızı belirleyin
Her göndermede konuyu ve mesajı düzenlemek yerine, bir varsayılanı bir kez belirleyin. Yöneticiler kuruluş varsayılanını Settings, Organization altında, Billing & Invoicing içinde belirler ve bir müşteriye, o müşteri için devreye giren kendi mesajını verebilirsiniz.
Konunuzu ve mesajınızı, aşağıdaki değişkenleri süslü parantez içinde kullanarak yazın. WorkWiser e-postayı hazırlarken her birini gerçek değeriyle değiştirir ve göndermeden önce yine de her şeye ince ayar yapabilirsiniz.
Mesaj değişkenleri
{number}
Fatura numarası, INV-2026-0001 gibi.
{amount}
Fatura toplamı, faturanın para birimi ve sayı biçiminde.
{due_date}
Son ödeme tarihi, biçimlendirilmiş; faturanın tarihi yoksa boş bırakılır.
{client_name}
Faturalama müşterisinin adı.
{invoice_month}
Faturanın tarihlendiği ay, yıl olmadan bir ad olarak, Ağustos gibi.
{service_month}
Faturalandırılan ay, yıl olmadan bir ad olarak, Haziran gibi.
{service_period}
Faturalandırılan dönem, yıl ile birlikte, Haziran 2026 gibi ya da birden çok ayı kapsayan bir aralık olarak.
{year}
Faturalandırılan yıl.
Bağlı e-posta hesabı yok mu?
Bağlı bir hesap yoksa, Send penceresi bunun yerine bir yedek yol sunar: kendi gelen kutunuzdan ekleyip göndermek için Download PDF ya da bilgileri doldurulmuş bir mesaj başlatmak için Open in email app. Her iki şekilde de WorkWiser’ın gönderildiğini bilmesi için Mark as Sent seçeneğini seçin.
Tamamen başka bir kanaldan gönderdiğiniz faturalar için istediğiniz zaman Mark as sent without emailing seçeneğini de seçebilirsiniz.
Yeniden gönderin ve ödenene kadar izleyin
Gerekirse yeniden gönderin
Bir fatura gönderildikten sonra düğme Resend olur. Örneğin güncellenmiş bir mesajla ya da farklı bir kişiye yeniden göndermek için kullanın. Göndermek düşük risklidir ve tekrarlanabilir.
Ödendi olarak işaretleyin
Para geldiğinde Mark as Paid düğmesine tıklayın. Kayıtlarınız için isteğe bağlı bir ödeme referansı, örneğin bir havale referansı kaydedebilirsiniz.
Gecikmeye dikkat edin
Kesilmiş bir fatura ödenmeden önce son ödeme tarihini geçerse, WorkWiser onu otomatik olarak Overdue gösterir. Ayarlanacak bir şey yoktur; rozet son ödeme tarihinden itibaren güncellenir.
Bilmekte fayda var
Gönderme ve ödendi olarak işaretleme yalnızca kesilmiş faturalarda kullanılabilir. Bir taslağın önce kesilmesi gerekir.
Bir ödeme referansı, faturayı gönderdiğinizde değil, ödendi olarak işaretlediğinizde kaydedilir.
PDF’i tek başına indirmeniz mi gerekiyor? Kesilmiş ya da iptal edilmiş herhangi bir faturada Download PDF düğmesini kullanın.
İlgili konular
Kendi işinizde görmeye hazır mısınız?
WorkWiser erken erişim aşamasında. Size nereden ulaşacağımızı bırakın, sıra size geldiğinde bir davet gönderelim.